Системы электронного документооборота являются неотъемлемым элементом цифровой инфраструктуры современного бизнеса. При правильном выборе СЭД обеспечивает компании не только упрощение коммуникаций и бизнес-процессов, но и возможности для масштабирования и повышенную адаптивность. О том, как правильно подобрать программное обеспечение для автоматизации процесса обмена документами рассказывает эксперт в сфере IT Антипкин Михаил Сергеевич.

Особенности СЭД для крупных фирм

Безусловно, с учетом ухода с рынка зарубежных поставщиков и постоянного сокращения вендорской поддержки, приоритет следует отдавать отечественным решениям. Михаил Антипкин отмечает, что на сегодняшний день в РФ уже существует ряд российских корпоративных СЭД, которые полностью или частично решают задачи по переводу делопроизводственной деятельности в электронный формат (например, Синтеллект, ТерраЛинк или ГК Digital Design). Выбор СЭД нужно начинать с поставленной перед бизнесом задачи, помимо этого существует ряд критериев, на которые рекомендуется обращать внимание:

• Гибкость и готовность к высоким нагрузкам и большим объемам. Система должна быть надежной, гарантировать максимальную сохранность данных и оперативное восстановление после серьезных сбоев. В идеале опираться на референс-визиты или существующие отчеты о нагрузочных тестированиях.

• Возможности для расширения функциональности, например, автоматизация различных видов документов, сопровождение сопутствующих процессов (таких, как оформление товарных накладных или клиентских анкет). Это минимизирует затраты на внедрение решений и реализацию стратегий, облегчает корпоративные коммуникации.

• Повышенная адаптация к переменам, таким как преобразование компании, новые законодательные акты или корпоративная диджитализация. С этой целью выбранная система электронного документооборота должна быть снабжена инструментарием low-code, позволяющим создавать наиболее кастомизированное ПО с минимальным участием разработчиков. Михаил Антипкин уточняет, что этот метод особенно пригодится при работе с типовыми задачами и повторяющимися операциями, ведь пользователю достаточно просто перетащить блок с готовым кодом для получения продукта с требуемыми функциями. Помимо этого, можно рассмотреть СЭД с технологией no-code, то есть со скрытым кодом. На такой базе строится работа некоторых чат-ботов и систем аналитики, а также лендингов и интернет-магазинов. Пользователю достаточно лишь продумать требуемый спектр возможностей и собрать систему при помощи готовых блоков как конструктор. Это решение является простым и безопасным, однако, по словам Михаила Антипкина, у него есть один существенный минус - ограниченность блоков, то есть набора функций. Соответственно, если фирма прогнозирует масштабирование в среднесрочной перспективе, то лучше обратить внимание на более продвинутые варианты.

И, конечно, одной из важнейших задач, которые необходимо решить при внедрении новой системы электронного документооборота является правильная организация миграции данных. Процесс должен происходить оперативно с минимальными рисками потери важной информации. Соответственно, предпочтение следует отдать СЭД со встроенным инструментарием как по переносу массива данных, так и со встроенной возможностью дальнейшего экспорта.

В целом, Михаил Антипкин отмечает, что современные системы электронного документооборота с каждым днем все больше приближаются по функционалу к EIM (Enterprise Information Management) — комплексному инструменту для решения разнообразных бизнес-задач на базе единой экосистемы решений.