Общий центр обслуживания (ОЦО) представляет собой сервисную структуру организации, специализирующейся на проведении систематически повторяющихся задач (бухгалтерия, кадры, телемаркетинг, ИТ). Организация ОЦО предоставляет клиентам существенную прибыль — снижаются операционные расходы, повышается уровень качества и время проведения дублирующих операций.

ОЦО – кто автор?

Идея создания ОЦО возникла в США, где в 1980-е годы был открыт один из первых центров в мире. Учитывая незначительный показатель технологий, имелись сложности в настройке коммуникаций, что не способствовало повышению востребованности центров. Расширение сервиса пришлось на 2000-е годы, когда в России были организованы первые ОЦО. Прибегнуть к таким услугам могли известные предприятия государственного сектора: «Росатом», РЖД, «Сбербанк», «Роснефть». Затем подключились организации частного бизнеса ЕВРАЗ, «Норникель», «Северсталь», СИБУР, МТС и прочие.

В РФ функционирует примерно тысяча единиц таких центров, к примеру Simpleone. Многие из них располагаются на европейской территории, в Сибири, на востоке. Размещение сервисных структур в регионах связано с наличием дешевых рабочих ресурсов.

ОЦО и ЕЦО: какие отличия?

Разницы между этими структурами не имеется. Возможно название ЦЕС – центр единого сервиса.

Преимущества создания ОЦО

Среди преимуществ образования ОЦО следует отметить:

• сокращение затрат – согласно статистике ОЦО позволяет компаниям каждый год экономить до 15% операционных расходов;
• повышение продуктивности – снижаются рутинные операции, повышая производительность работы персонала;
• обеспечение прозрачного сотрудничества между бизнес-клиентами и исполнителями, работающими на единой платформе, по принципу единого окна. Это позволяет оперативно и без потерь передавать информацию.

Наиболее распространенными причинами для обращения бизнеса в ОЦО являются:

1. компания имеет много дочерних подразделений, расположенных на обширной территории, куда поступает большой объем бумажных документов. Компании невыгодно содержать бухгалтера в каждом отделении, а также требуется создание общего архива документов;
2. вынос кадровых функций в обособленное сервисное подразделение, руководствуясь стандартами предприятия к подбору штата, высокой текучестью кадров;
3. техобслуживание масштабной ИТ-инфраструктуры, поддержка и развитие корпоративных сетей, порталов, сервисов.

ОЦО: бухгалтерия и кадры

Преобладающее число ОЦО в РФ специализируются на проведении стандартизированных бухгалтерских операций, их целесообразно передать на обслуживание.

Бухгалтерские центры обслуживания решают следующие вопросы:

• спецобработку исходной документации, включая применение программного обеспечения;
• составления налоговых отчетов и сотрудничество с органами контроля;
• проведения расчетных операций с контрагентами, проверки возврата документации;
• составления авансовых отчетов и др.

Особенностью для ОЦО является вероятность организации аналитических данных, они могут использоваться в разных направлениях: от числа входящих документов до числа вопросов, приходящихся на 1 работника ОЦО. Здесь имеются настроенные виджеты для руководства и работников.

Для компаний со штатом тысяча и более человек персонала экономически прибыльно организовать кадровые ОЦО для передачи им обязанностей:

• ведения делопроизводства кадровой службы;
• оформления и проверки отпусков;
• оформления командировок;
• разработки авансовых отчетов.

Предприятия, использующие ОЦО

Использование ПО Directum позволяет организовать функционирование ОЦО в ряде организаций:

• в «Миррико» создан архив финдокументации. Для создания и оформления ПУД используется общее информпространство;
• в «Сибантрацит» для подготовки пакета входящих документов используется ПО Directum Ario.

По данным статистики в течение последних лет постоянно возрастает количество ОЦО в РФ, успешно продолжается цифровизация. Подобная тенденция, как считают специалисты Directum, не собирается снижать темпы.